En esta oportunidad compartiremos cómo logramos que 64 medios de comunicación nacionales nos abrieran sus espacios para promover nuestro proyecto Passfort sin tener que invertir dinero. Es bueno recordar que para el Relacionador Público o quien realice esta función es muy importante empaparse muy bien del proyecto, y estar enterado sobre todo lo que sucede alrededor del mismo. De esta manera sabrá qué decir o cómo responder a las preguntas que pudieran surgir por parte de cualquier persona, no sólo de los comunicadores. De igual forma, y lo más importante, sabrá cómo dirigirse a los medios teniendo bien claro cuáles son los objetivos.

1. Cómo crear tu Base de Datos de Medios de Comunicación.

Esto es un proceso sencillo que requerirá sobre todo tiempo para realizar búsquedas en Google y algunas redes sociales como Twitter, Facebook y LinkedIn, y hacer varias llamadas telefónicas.

Para asentar y organizar fácilmente la información, nosotros usamos las hojas de cálculo de Google Docs. A continuación, creamos tres hojas, una para cada tipo de medio: Radio, Televisión y Prensa.  El objetivo es buscar los medios más relevantes de cada tipo atendiendo a varios criterios, no sólo a su popularidad o tamaño de audiencia, sino también su blanco de público y qué tan relevante o relacionado es su contenido con nuestro proyecto. Nuestro listado debe incluir por lo menos las siguientes informaciones:

  • Información del Canal, Emisora o Periódico. Aquí debemos incluir nombre, teléfono y dirección
  • Información del Programa. Es importante incluir horarios, formato y/o contenido, contactos de producción/redacción y su información de contacto (teléfono, correo electrónico).
  • Página Web del Programa. Saber si poseen streaming, mantienen archivo de las entrevistas, o un blog. Todas estas informaciones nos ayudarán a identificar si podemos enriquecer nuestra participación en estos espacios, por ejemplo, incluir su dirección de streaming en un broadcast a nuestros contactos por whatsapp o a través de nuestras redes sociales; o llevarles una nota de prensa para que la compartan en su blog, etc.
  • Redes Sociales del Programa y sus Comunicadores. Esto nos permitirá identificar su impacto a través de estos canales, y aprovecharlos antes, durante y después de las entrevistas para conectar con su público a través de los mismos.

Ejemplo de plantilla para base de datos de medios

Puedes iniciar con una búsqueda general, como por ejemplo, “medios televisivos en República Dominicana”, y a partir de allí vas extrayendo los canales que sean de tu interés. Luego buscas las informaciones específicas a través de su página como son Teléfono, Dirección, y muy importante su Programación. Ya con la programación en manos, podemos elegir los programas que nos interesen, lo importante es determinar su alcance, su formato, su contenido y qué afinidad puede tener con tu proyecto. Aunque también puedes elegir la mayoría, al final depende de tu disponibilidad y qué tanto deseas exponerte. Mi criterio particular es que cada programa está en el aire porque algún público tiene.

Para cada programa elegido, debes identificar quienes son los comunicadores que participan en el mismo, las redes sociales del programa, su productor(a), teléfono y correo electrónico. Si no encuentras estas informaciones en su página web, puedes investigarla llamando directamente al medio. Toma un tiempo adicional para obtener las redes sociales de cada uno de los comunicadores y talentos del programa, tratar de conocer un poco sobre quiénes son y sus personalidades. Todo esto te permitirá conectar con ellos como personas y obtener un mayor apoyo para tu campaña.

A continuación, comparto contigo la base de datos que elaboré al preparar nuestro Media Tours de la campaña de Passfort:

Descarga gratis nuestro Listado de medios de comunicación de República Dominicana

 

2. Ya tienes tu listado de medios, ¿Y luego qué?

Puedes empezar a contactar los medios ya seleccionados. Este primer contacto busca informar sobre quién eres y qué pretendes con el acercamiento. Aquí les puedes decir que estás haciendo un primer contacto para que conozcan sobre el proyecto que pronto lanzarás, que estás trabajando en los puntos finales y que te gustaría contar con su apoyo cuando estés listo. Es importante que seas breve, uses un lenguaje sencillo, y dejes claro que solicitas su ayuda y apoyo en este proyecto. Creo firmemente que existe una naturaleza solidaria en los comunicadores y medios de nuestro país, y que estos fueron ingredientes determinantes para la gran exposición que logramos.

Quiero compartir contigo lo que creo fue la clave que hizo que los medios nos abrieran sus espacios sin mayores objeciones: el proyecto debe tener algún IMPACTO SOCIAL. Sí, así mismo, debes buscar ese “algo” que hace tu proyecto diferente, qué le aporta a nuestra sociedad, y al público del programa en que lo quieres compartir; una vez tengas esto bien definido, lo demás será historia. Durante nuestra experiencia con Passfort compartimos la noticia de que éramos los primeros dominicanos en desarrollar un producto tecnológico lanzándolo a través de una plataforma de crowdfunding global, y que al lograr nuestra meta, abriríamos las puertas para que otros emprendedores dominicanos que desearan hacer lo mismo pudieran conocer el camino a través de nuestra experiencia. (Ese es el por qué escribimos y compartimos este y otros artículos).

Un punto muy importante del contacto es la persistencia, si un medio no te responde sigue insistiendo hasta que logres la comunicación. Hazlo por todas las vías: correos electrónicos, teléfono y redes sociales, hasta que obtengas una respuesta. Sucede con esto que los productores reciben muchas solicitudes y puede ser que en la revisión de los correos del día no de tiempo de revisar el tuyo, por eso debes mantenerte constantemente tratando de hacer el contacto.

A continuación comparto contigo el correo de acercamiento que enviamos a los medios de comunicación para hablarles sobre nuestro proyecto.

Asunto: Recíbenos en Almuerzo de Negocio

Saludos José Luis,

El propósito de este comunicado es hacer un primer contacto con ustedes con la finalidad de que nos conozcan y exponerles brevemente nuestro proyecto.

Somos un equipo de jóvenes emprendedores dominicanos, que diseña y crea productos tecnológicos innovadores. Actualmente, estamos en la etapa final de la creación de un dispositivo electrónico llamado Passfort, un llavero inteligente que soluciona el problema de las contraseñas de nuestras múltiples cuentas digitales en los distintos servicios que usamos, asegurando de esta forma nuestra vida digital.

Estamos en camino a ser la primera empresa dominicana en lanzar un producto tecnológico mediante la plataforma de crowdfunding llamada Kickstarter; y con la ayuda de Dios y el apoyo de ustedes, nuestros relacionados y todos los dominicanos que creemos en el talento local, conseguiremos exitosamente hacer de este producto una realidad.

Apelamos a su buena voluntad, al apoyo que brinda a los emprendedores, y a su interés de brindar un contenido fresco e innovador a su audiencia, para que, en la medida de lo posible, nos abra las puertas de su espacio para darles a conocer a su público sobre el lanzamiento de este gran proyecto que será el próximo mes de Junio.

Quedamos a su disposición para responder cualquier inquietud, y poder tener un acercamiento previo fuera del aire. Nos despedimos esperanzados y agradecidos por su tiempo y quedamos a la espera de su respuesta.

Muy atentamente,
Ana Peralta

 

Recuerda que antes de establecer la comunicación con los medios, debes tener definida la fecha de lanzamiento o de inicio del media tour. Debes aclarar que estás haciendo un “primer contacto”, porque algunos programas pueden asignarte fecha inmediata. Esto nos pasó y aún no estábamos listos, pero si te pasara, aprovechalo porque puede ser una buena oportunidad para practicar tus habilidades de comunicación. Sólo déjales claro que necesitarás volver a contactarlos cuando tengas tu proyecto listo, esto te facilitará una próxima entrevista.

En mi próximo articulo, abundaremos sobre cómo prepararte para la entrevista, cómo agendarla, y cómo dar continuidad a la relación con los medios. Gracias por leerme, tus preguntas y comentarios son bienvenidos! Te espero en el siguiente. Si deseas ser notificado cuando lo publiquemos, por favor, únete a nuestro listado de suscriptores introduciendo tus informaciones debajo. 

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